Bedrijfsvoering

Wendbare en weerbare organisatiestructuur
De gemeentelijke organisatie heeft de afgelopen jaar aan kracht gewonnen in onderlinge samenhang en slagkracht om te voldoen aan de eisen die de samenleving, partners en het bestuur aan ons stellen. Dat is gebeurd door per 1 januari 2019 de laag clusterdirecteuren af te schaffen en het concerndirectiemodel in te stellen.

Anders werken en doen: ‘van buiten naar binnen’ en meer integraal.
In het bestuursakkoord staat dat we samen met bewoners, partners, instellingen en wijkteams willen werken aan leefbare wijken en een kwalitatieve goede zorg willen bieden. De uitvoering van de Edese Participatie Aanpak (EPA) ondersteunt deze ambities. In 2019 is er vanuit het programma Omgevingswet al geïnvesteerd in het opstellen van een organisatieontwikkelplan en een leerplan Omgevingswet.

Doorbreken van non-interventiegedrag
Een van de vijf opgaven naar aanleiding van het rapport van Hiemstra & de Vries medio 2018 was om aan de slag te gaan met het doorbreken van de cultuur van non-interventiegedrag en over elkaar praten in plaats van met elkaar. In 2019 gaven leidinggevenden in een drietal bijeenkomsten beelden van de gewenste cultuur. Vervolgens is in een aantal afdelingen de beweging naar deze cultuurtypering aan de orde gekomen.

Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA)
De WNRA is een wet die de huidige Ambtenarenwet vervangt en per 1 januari 2020 van kracht is geworden. De WNRA zorgt voor overgang naar Burgerlijk Wetboek, arbeidsovereenkomsten in plaats van eenzijdige aanstellingen, een nieuwe CAO en een eigen handboek per 2020. In 2019 is er door een transitieteam hard gewerkt om projectmatig de overgang van de gemeente Ede naar de nieuwe wet te begeleiden. De overgang van de gemeente Ede naar de nieuwe wet, projectmatig begeleid door een transitieteam, is tijdig en soepel verlopen. Er werd scholing georganiseerd voor de medewerkers van de P&O-afdeling en voor leidinggevenden en er waren druk bezochte informatiebijeenkomsten voor medewerkers. Lokale personeelsregelingen zijn WNRA-proof geïntegreerd in één personeelshandboek. Het proces om te komen tot een andere inrichting van de medezeggenschap is begeleid en er is actief aansluiting gezocht bij een regionale geschillencommissie. Alle medewerkers hebben in december 2019 een overeenkomst ter ondertekening toegestuurd gekregen.

Inclusieve organisatie
De gemeente Ede heeft uitgesproken een inclusieve organisatie te willen zijn. Op het personele vlak hebben we in 2019 dat laten zien in het voldoen aan relevante wet-en regelgeving en in een aantal beleidsintenties:

- Wettelijk
Het doel van de Participatiewet luidt: Een beter perspectief op een reguliere baan voor mensen met een arbeidsbeperking en zoveel mogelijk mensen die meedoen in de samenleving. Onderdeel van de Participatiewet is de banenafspraak en het daaraan gekoppelde quotum. Voor 2019 is het quotumpercentage vastgesteld op 2,14. Dat percentage geeft aan hoeveel werknemers uit de doelgroep een werkgever in dienst moet hebben om aan de banenafspraak te voldoen.
In de gemeente Ede treffen we in 2019 de volgende situatie aan:
 

* 1 fulltime medewerker met afstand tot de arbeidsmarkt telt conform de wettelijke norm van 25,5 uren, 1.4 fte mee

- Beleidsintenties
In 2019 is inclusief werkgeverschap geconcretiseerd in de vorm van het in dienst nemen van medewerkers met een achterstand op de arbeidsmarkt. Op 31 december 2019 waren er 36,8 fte medewerkers met een achterstand op de arbeidsmarkt bij de gemeente Ede in dienst. Het plan van aanpak omtrent inclusief werkgeverschap is herijkt. In het dit plan is meer samenhang gezocht met aanpalende P&O beleidsthema’s (thema's zijn onder meer werving & Selectie, strategische personeelsplanning, duurzame inzetbaarheid).

Integriteit
Integere bestuurders en ambtenaren zijn een basisvoorwaarde voor het vertrouwen van de burger in het gemeentelijk handelen. Was in 2018 de ambtelijke integriteitscommissie daadwerkelijk in werking getreden, in 2019 zijn de eerste voorbereidingen getroffen voor het opstellen/herijken van een integriteitskader, gedragscode, het meldingsproces en een bewustzijnsprogramma.

Ontwikkeling personeelsbezetting
In 2019 zagen we de volgende ontwikkelingen in de personeelsbezetting:

Steeg het aantal medewerkers in loondienst in 2018 met 1,0%, in 2019 was de stijging 4,7 %. Er zijn meerdere oorzaken voor deze stijging:

• Uitbreiding vastgesteld bij de Perspectiefnota 2020-2023.
• Omzetting van inhuur naar dienstverbanden naar aanleiding van uitkomsten van het project Grip op Flex.
• In dienst nemen van 36,8 fte medewerkers met een garantiebaan als uitvloeisel van het bestuursakkoord.
• Uitbreiding formatie toegangsteam Jeugd.
• Voorsorteren op de invoering van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) en de Wet Arbeid in Balans (Wab). Hierbij zijn maatwerk keuzes gemaakt voor inzet op basis van een vaste of tijdelijke aanstelling met de afweging van de verwachte risico’s en financiële effecten.

Bovenstaande oorzaken hebben er in 2019 in geresulteerd dat van de 141 medewerkers die in dienst kwamen 99 medewerkers een vaste aanstelling en 42 medewerkers een tijdelijke aanstelling gekregen hebben. In 2019 zijn 97 medewerkers uit dienst gegaan. De aantrekkende economie maakt dat medewerkers eerder van werkgever veranderen. In 2019 is een trendbreuk te zien met het vanaf 2016 ingezette beleid om medewerkers werkzaam op basis van pay-roll waar mogelijk en economisch rendabel in dienst te nemen.
Tenslotte is het aantal stagiaires is in 2019 iets lager dan in 2018.

Ontwikkelingen in de personeelsformatie
In de Programmabegroting 2020-2023 is voor 2020 een verwachte omvang van de formatie weergegeven van 839 fte. De formatie die ten grondslag ligt aan de loonkosten van 2019 is 858 fte.

In de formatie van 839,16 is de Meerjarenbeleidsvisie 2020-2023 reeds verwerkt. Eventuele aanvragen betreffende de Perspectiefnota 2021-2024 voor het jaar 2020 waren op dit moment nog niet bekend.

Verzuim
De landelijke trend van een lichte stijging van het ziekteverzuim in de afgelopen jaren is ook te zien in Ede. Het goede nieuws is dat Ede in 2018 de best presterende 100.000+ gemeente was waar het gaat over ziekteverzuim (bron: A&O fonds).
Dit relatief lage verzuim is ook in 2019 weten vast te houden. Het extra lang verzuim (langer dan een jaar) is gehalveerd. Dit is een belangrijke ontwikkeling in relatie tot de instroom in de WIA.

Punt van aandacht is het lange verzuim (6 - 52 weken). In dit verzuim manifesteren zich onder andere werkgerelateerde klachten als burn-out. In september 2019 is mede hierom begonnen met het aanbieden van diverse interventies (IZA-portaal) om medewerkers te ondersteunen bij onder meer (dreigend) uitval.

Werving & Selectie
In het kader van het ontwikkelen naar een sterk werkgeversmerk en het willen binden van potentiële werknemers, is in 2019 de website ‘werken bij Ede’ operationeel. De bedoeling van de site is de propositie ‘gemeente Ede als aantrekkelijke inclusieve werkgever’ gerichter naar voren te laten komen. Met de site worden werkmogelijkheden weergegeven en actuele vacatures bij de gemeente Ede aangeboden. Andere activiteiten in het jaar 2019 waren:

• Maken van een doelgroepanalyse.
• Formuleren van een arbeidsmarktcommunicatie-strategie.
• Start van onderzoek hoe onze employer branding te versterken in relatie tot de corporate story van de gemeente Ede.
• Start plan om de candidate experience te verbeteren.
• Herijken W&S beleid.

Ontwikkeling van de medewerker
De continue ontwikkelingen in de maatschappij, de ambities van bestuur en organisatie en ook de resultaten van de reeds in 2018 opgestelde Strategische Personeelsplanning (SPP) geven het belang aan dat de organisatie en de medewerkers zich blijven ontwikkelen.
Medio 2019 is als uitvloeisel van een strategisch document over leren en ontwikkelen het Concernopleidingsplan gepresenteerd. De looptijd van dit plan loopt door tot april 2020. Dit plan vertaalt ontwikkelingen in de omgeving van de gemeente Ede en bestuurlijke ambities en strategische opgaven in concrete leer-en ontwikkelinterventies. De interventies rakende noodzakelijke verschuiving in rolopvatting en de daadwerkelijke inhoudelijke opdracht voor medewerkers. Concreet zien we dat bij de implementatie van de Omgevingswet, de beweging naar een gemeente te midden in een participatieve samenleving en bij de beweging naar de digitale gemeente. De rol van de overheid wordt bij deze transities een andere. Als het werkveld van de leefomgeving daadwerkelijk wil bereiken wat de programma’s Omgevingswet en In Verbinding beogen, dan is een verandering in gedrag en houding vereist. Eind 2019 zijn een aantal van deze interventies gestart.

Inhuur derden
Het terugdringen van de inhuur blijft weerbarstig. Focus en continue inzet op dit onderwerp blijft daarom noodzakelijk. De bij de Programmabegroting 2020-2023 voorgestelde lijn van terugdringen inhuur is inmiddels al een paar jaren ingezet en laat na vele jaren van (hoofdzakelijk) stijging een gestage daling op de kosten van inhuur zien.
De totale kosten van inhuur bedroegen in 2019 € 10 miljoen. Dat betekent een doorgaande daling van € 3,5 miljoen in vergelijking met vorig jaar, welke veroorzaakt wordt door daling van inhuur van met name specialistische adviseurs en projectmanagement. De daling van inhuur van uitzendkrachten zet zich al jaren voort.

De afname van de kosten voor extern personeel heeft een aantal oorzaken. Deze oorzaken sommen we hieronder op:

• Omzetting van inhuur naar dienstverbanden naar aanleiding van uitkomsten van het project Grip op Flex. Stringente toepassing van een afwegingskader maakte dat er kritischer wordt gekeken naar de noodzaak van externe inhuur: Het proces van aannemen van vast personeel en het inhuren van tijdelijk personeel is beter gestroomlijnd zodat volgtijdelijk de beste afweging kan worden gemaakt.
• De inzet van de recruiter en de instroom op de vacatureruimte.
• Met acties voortkomend uit de eerste aflevering van het project Strategische Personeelsplanning (SPP) kon er eerder geanticipeerd worden op toekomstige personele behoefte.
• Het omzetten van inhuur naar een aanstelling.
• Het vergroten van de interne mobiliteit.
• Het vergroten van de interne flexibiliteit (flexibele inzet van eigen medewerkers).

Het significant (verder) terugdringen van inhuur blijft een uitdaging. De toename in taakcomplexiteit en werkhoeveelheid, de hoge ambities en de krapte op de arbeidsmarkt maken dat we in ook in 2019 door gegaan zijn sterke nadruk te leggen op maximale inzet op (potentiële) talenten van reeds in dienst zijnde medewerkers en op duurzame inzetbaarheid van aanwezig personeel.