Digitalisering, informatie (data) en ICT-voorzieningen zijn onmisbaar voor het goed functioneren van de organisatie. Steeds meer processen worden gedigitaliseerd en de gemeente is steeds meer (24/7) digitaal in contact met haar burgers, bedrijven en gerelateerde instanties of organisaties. Data en informatie zijn strategische sturingsmiddelen geworden. Het belang van goed functionerende en veilige informatiesystemen en ICT-infrastructuur is cruciaal voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering.
Visie op datagedreven sturing
In 2019 is de visie op datagedreven sturing (onder andere informatiegericht werken en dashboards) vastgesteld. Deze visie geeft inzicht over de mogelijkheden van datagebruik. Hiermee onze bedrijfsvoering en dienstverlening efficiënter en effectiever te kunnen verrichten en bij te sturen om te komen tot de gewenste korte- en lange termijn effecten. Deze visie legt de basis om alle functionele vraagstukken gezamenlijk met alle interne kennis en ervaring tot de beste oplossing te laten leiden gebruikmakende van eigen voorzieningen of samenwerking met dienstverleners. De volgende datagedreven vraagstukken zijn opgepakt:
- Implementatie Integrale Zoekmachine (Veiligheid en handhaving).
- Informatiegericht werken (Sociaal Domein).
- Management Dashboard (Bedrijfsvoering).
Binnen onze gemeente maken we gebruik van algoritmen. Deze algoritmen zijn geen ‘black box’ voor ons. We weten welke data wordt gebruikt en op basis van verwerking, correlatie en berekeningen worden analyses gedaan en uitkomsten getoetst. De hieruit voortkomende rapportages worden gebruikt in besturing en besluitvorming. In het geval van samenwerking met derden in het verzamelen, verrijken en analyseren van data worden algoritmen en conclusies door onze data-experts gecontroleerd. Er worden geen algoritmen gebruikt voor het nemen van geautomatiseerde beslissingen.
In 2019 zijn meer mooie resultaten behaald, onder andere:
- Er is een bewustwordingscampagne gevoerd met betrekking tot informatieveiligheid en privacy. Alle medewerkers zijn hiervoor niet vrijblijvend uitgenodigd. Daarnaast zijn er workshops gehouden om te ervaren en te leren in een crisissituatie die ontstaat wanneer onze ICT-infrastructuur wordt gehackt en niet meer gebruikt kan worden. Met genomen maatregelen op informatieveiligheid en privacy zitten wij op bovengemiddeld niveau ten aanzien van de wetgeving.
- Digitaal zaakgericht werken is doorontwikkeld. Hierdoor zijn nu 60% van alle dienstverleningszaken vervat in het zaaksysteem. Afzonderlijke projecten zijn gestart voor de uitfasering van zaaksysteem.nl waardoor we in 2020 alleen het centrale zaaksysteem gaan overhouden. Er is tevens gestart met de totstandkoming van koppelingen met applicaties met grote volumes aan zaken. Daardoor zal later 90% van alle zaken zijn vervat in het zaaksysteem.
- We zijn goed in verbinding met landelijke ontwikkelingen in het kader van de Gemeenschappelijk en Gemeentelijke Digitale Infrastructuur. Vooralsnog is deze infrastructuur niet dusdanig dat wij hierop kunnen aansluiten en ons voordeel daaruit kunnen behalen. In onze doelarchitectuur houden we wel rekening met de mogelijkheden die landelijke ontwikkelingen ons bieden.
- Enterprise Architectuur is georganiseerd en geïmplementeerd. Hierdoor is samenwerking van architecten verbetert en kunnen alle relevante gegevens worden samengebracht. Dit geeft een beter inzicht in de samenhang en gevolgen van wijzigingen in de proces-, informatie-, data-, beveiligings- en technische infrastructuur.
- Er is een Roadmap ICT gerealiseerd. Hierdoor is er nu een beter inzicht en vooruitzicht op ontwikkelingen die een noodzaak (beveiliging, uitbreiding, continuïteit) of een nut kennen (functionaliteit voor meer samenwerking, mobiliteit en bereikbaarheid).
- We hebben ons ICT-landschap op niveau gebracht; alle verouderde thin clients (flexwerkplekken) zijn vervangen, de gebruikersomgeving is over op Windows 10 en Office 365 en de servers draaien nagenoeg allemaal op het meest recente besturingssysteem.
- Er zijn voorbereidingen getroffen op de veranderingen (processen en technologie) en aansluiting op het Digitale Stelsel Omgevingswet. Dit resulteert in diverse projecten die in 2020 gestart zullen worden zodat we aan de eisen voldoen wanneer de Omgevingswet in 2021 van kracht wordt.
- We doen mee met landelijke collectieve aanbestedingen. Dit levert voordeel op in tijdsbesteding door gezamenlijk organiseren en krijgen we inkoopvoordeel door schaalvergroting.
Bedrijfscontinuïteit in alle situaties
Eind 2019 is gestart met een herijking en onderzoek naar verbeteringen van de bedrijfscontinuïteit (Business Continuity Management - afgekort BCM). Doel is om adequaat voorbereid te zijn op calamiteiten of verstoringen. Bestaande procedures worden geactualiseerd en daar waar nodig worden additionele maatregelen getroffen om ingeval van niet beschikbaarheid van ICT-voorzieningen procedures beschikbaar te hebben om de dienstverlening aan onze inwoners binnen vastgestelde tijd weer te kunnen continueren. Dit in situaties waarbij er geen of deels ICT-voorzieningen beschikbaar zijn. Daarnaast over herstelprocedures te beschikken om na een calamiteit de dienstverlening in stappen weer terug op orde te brengen.