Bijlage 6 - Aanbevelingen Rekenkamercommissie

2017 - Rapport uit de la gekomen

Verbeter de bekendheid, de systematiek en daarmee het gebruik van de lange termijnplanning en de toezeggingenlijst. Zorg dat raadsleden weten waar deze instrumenten te vinden zijn, wat er precies in staat, hoe vaak de informatie wordt ge-update etc. Streef naar een overzichtelijk systeem om periodiek de raad te informeren over de meest relevante wijzigingen in lopende projecten. (Onderzoek de mogelijkheden om ook relevante informatie uit raadswerkgroepen in dit systeem op te nemen).

de LTP gaat maandelijks naar het presidium en staat op de website van Ede.

een doorlopende aangelegenheid

2017 - Rapport uit de la gekomen

Maak op basis van ieder raadsbesluit een stappenplan waarin is vastgelegd op welke momenten de raad terugkoppeling mag verwachten en maak hierbij gebruik van de lange termijnplanning en/of de toezeggingenlijst.

Raadsadviseurs, bestuurssecretariaat of een beleidsmedewerker zorgen ervoor dat die besluiten in de LTP komen te staan. Aan verdere bewustwording wordt gewerkt.

Afgerond

2017 - Rapport uit de la gekomen

Verbeter de aanbevelingen die worden gedaan door het vermijden van ambtelijke, juridische, bestuurskundig en specifieke beleidstermen (of leg deze voldoende uit).

2017 - Rapport uit de la gekomen

Zorg ervoor dat het college bij ieder raadsbesluit binnen een nader afgesproken termijn komt met een stappenplan voor implementatie. Hierdoor komt de raad, met juist gekozen terugkoppel-momenten, meer 'in control' van het implementatietraject. De betrokkenheid van de raad bij de beleidsontwikkeling wordt zo vergroot hetgeen positief kan doorwerken op kaderstelling

De griffie heeft samen met de bestuurssecretaris van het college onder meer de volgende verbeteringen in het format voor een raadsvoorstel doorgevoerd: - de steller moet voortaan in het raadsvoorstel vermelden of het voorstel bijdraagt aan een beleidsdoel uit de programmabegroting. De gedachte achter dit verbeterpunt is dat raadsleden zo beter en vroegtijdiger kunnen sturen op het beleidsdoel en de relatie tussen het voorstel en het beleidsdoel zo inzichtelijk is.- de steller moet voortaan in het voorstel vermelden - wanneer van toepassing - hoe een beleidsnota of project te zijner tijd wordt geëvalueerd, op welke wijze, wanneer en met welke criteria. Het tijdstip van evalueren wordt geplaatst op de Lange Termijn Planning (LTP).

Afgerond

2017 - Rapport uit de la gekomen

Als raadsbesluiten over rekenkamerrapporten in uw ogen niet uitvoerbaar zijn, meldt dit dan aan de raad via de daartoe ge-eigende kanalen en werkwijzen. Dit kan bijvoorbeeld door in een bestuurlijke reactie naar aanleiding van een rekenkamerrapport specifiek te benoemen welke conclusies of aanbevelingen wel of niet worden ondersteund. Pas dan is het mogelijk om in discussie met de raad te komen tot betere, scherpere aanbevelingen c.q. uit te voeren maatregelen.

Betreft een permanente actie waarop gelet wordt bij de reactie op elk rekenkamerrapport. Is hiermee afgedaan.

Afgerond

2017 - Rapport uit de la gekomen

Wees u ervan bewust dat het werken met raadswerkgroepen u niet ontslaat van de plicht om de voltallige raad (op schrift) goed te informeren over de voortgang (van implementatietrajecten). Een raadswerkgroep is te zien als aanvullend en niet als vervangend voor goede communicatie met de raad.

Betreft een aanbeveling waarop wij voortdurend alert zijn. Is hiermee afgedaan.

Afgerond

2018 - Inkoop in zicht

Voer als raad en college het gesprek over de rol van de raad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Op 12 december is de 'rol van de raad bij inkoop' gepresenteerd waarbij dit aan de orde is geweest.

12 december 2019

2018 - Inkoop in zicht

Borg de beleidsconforme uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid door de primaire processen verder uit te werken.

Handboek Inkoop is beschikbaar op Intranet.

Afgerond

2018 - Inkoop in zicht

Breng in beeld in hoeverre het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijdraagt aan het realiseren van maatschappelijke doelen.

Om inzichtelijk te maken hoe wij hiermee omgaan in de praktijk schetsen wij het volgende beeld: In het gemeentelijk inkoopbeleid zijn duurzaamheid, SROI en andere maatschappelijke aspecten meegenomen als doelen waarin de gemeentelijke inkoop bijdraagt. Bij aanbestedingstrajecten worden deze maatschappelijke aspecten vertaald naar eisen en wensen. Afhankelijk van de duurzaamheidskansen die een opdracht biedt wordt hier zo veel mogelijk maatwerk geleverd in de te hanteren criteria. Momenteel worden mooie kansen benut op het gebied van circulariteit, impact ondernemen en food. Wij noemen ter illustratie: het maaien van bloembermen, waarbij met allerlei ecologische aspecten rekening wordt gehouden, het gezamenlijk inkopen van energie waarbij wind, water en biomassa een grote rol spelen, refurbished fietsen, waarbij opgeknapte tweedehands fietsen voor statushouders en minderbedeelden worden ingezet en de gezamenlijke inkoop van trapliften waarbij ingezet wordt op hergebruik. Nog niet alle kansen worden ten volle benut en soms blijven kansen liggen. Winst op dit vlak is te behalen in de voorbereiding van een aanbesteding. Hoe eerder alle kansen en mogelijkheden worden besproken op het gebied van duurzaamheid, hoe doordachter en daarmee krachtiger deze aspecten in het aanbestedingstraject worden meegenomen.

Afgerond

2017 - ICT met beleid

Zet met betrekking tot de sociale monitor de ontwikkeling door om vanuit de beleidsdoelstellingen te komen tot informatievragen, in plaats van te werken op basis van wat aan informatie beschikbaar is. Dit maakt het sturen op de realisatie van de transformatie in het sociaal domein mogelijk.

Zie status.

19-2-2020

2017 - ICT met beleid

Expliciteer ook voor andere domeinen scherp welke informatie nodig is om te kunnen sturen op de realisatie van de beleidsdoelstellingen binnen die domeinen.

Op 20-2-2020 is er een trainingssessie met de accountant over het aan de voorkant stellen van de goede vragen, zodat er aan de achterkant informatie wordt opgeleverd op basis waarvan gecontroleerd en bijgestuurd kan worden. The proof of the pudding is in the eating bij Perspectiefnota en P-begroting.

Maart 2022

2017 - ICT met beleid

Heb met betrekking tot de gemeentebrede ICT en ICT-ondersteuning expliciete aandacht voor de realisatie van de doelen op dit vlak. Dit kan door als raad aan te geven wat bereikt moet worden (kaderstelling).Op dit moment is op organisatieniveau als doel geformuleerd dat een situatie bereikt moet worden die 'op een gemiddeld niveau' is voor lokale overheden en 100.000+ gemeenten. Doelstelling op raadsniveau heeft nog niet expliciet plaatsgevonden en zou concreter kunnen worden geformuleerd.

De kaderstelling voor ICT-beleidsondersteuning is nog niet goed ontwikkeld. De Werkgroep ICT houdt zich hier, meer visionair, mee bezig. Wordt geagendeerd als bespreekpunt in Raadswerkgroep Programmabegroting.

Maart 2022

2017 - ICT met beleid

Laat de raad periodiek informeren over de wijze waarop de doelen worden uitgevoerd en in welke mate de doelen worden gerealiseerd (controleren). Rapportages op dit vlak worden op dit moment niet geagendeerd ter bespreking. Heb hierbij ook oog voor de besteding van ter beschikking gestelde extra middelen om de ontwikkelopgaven te realiseren.

Dit is neergeslagen in de zogenaamde Roadmap ICT.

31-12-2019

2017 - ICT met beleid

Zet met betrekking tot de sociale monitor de ingezette ontwikkeling door zodat de sociale monitor meer zicht geeft op de stand van zaken van de transformatie in het sociaal domein.( Formuleer daarbij zo nodig ook als college zelf aanvullende informatievragen die voortvloeien uit de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de realisatie van de transformatie in het sociaal domein. De raad formuleert vragen vanuit zijn kaderstellende en controlerende rol. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering en kan daardoor ook andere, aanvullende informatievragen hebben.)

Data en informatie helpen ons om steeds beter te anticiperen op ontwikkelingen en te komen tot gerichte (beleids)afwegingen, bijsturing en borging. Sinds 2018 is in er de Sociale Monitor zowel aandacht voor inhoudelijke resultaten als financiën. Verdiepende analyses geven inzicht in opvallende trends en ontwikkelingen. Uitkomsten worden gebundeld in de Sociale Monitor en ieder kwartaal wordt de gemeenteraad meegenomen in de belangrijkste ontwikkelingen.

31-12-2020

2017 - ICT met beleid

Stuur op het verbeteren van de sturings- en verantwoordingsinformatie voor het gehele sociaal domein. Geef daartoe vervolg aan het project sturings- en verantwoordingsinformatie sociaal domein (bestuursopdracht) en borg daarbij de betrokkenheid van het college, bijvoorbeeld in de vorm van een stuurgroep.

De afgelopen periode is gericht geïnvesteerd in het versterken van onze informatiepositie in het sociaal domein. Informatiegestuurd werken stelt ons in staat om tijdig(er) in te spelen op trends en ontwikkelingen in relatie tot onze opgave in het sociaal domein. Inzichten worden gebundeld in de Sociale Monitor en ieder kwartaal wordt de gemeenteraad via de themabijeenkomsten 'Grip op het sociaal domein' meegenomen in de belangrijkste ontwikkelingen.

31-12-2020

2017 - ICT met beleid

Stuur met betrekking tot de gemeentebrede ICT en ICT-ondersteuning op de realisatie van het Verbeterplan l&A en de ICT roadmap op een zodanige wijze dat de vastgestelde doelen worden gehaald en dat in 2019 het niveau van ICT en ICT-ondersteuning op een zodanig niveau is dat de keuze kan worden gemaakt of, en zo ja welke werkzaamheden worden uitbesteed. Op dit moment hangt deze vraag boven de organisatie.

Diverse verbeteringen zijn doorgevoerd om eerst ‘de basis op orde’ te brengen. Er is een ICT Roadmap beschikbaar waarmee inzichtelijk is welke activiteiten te ontplooien om gebruik te maken van de nieuwe licentiemodellen en verdere optimalisering van de ICT-infrastructuur. Dit zijn ingrijpende veranderingen die een gezamenlijke doorlooptijd vereisen van jaren. In eerste helft van 2020 komt een Ontwikkelperspectief I&A tot stand waarin wordt beschreven welke bewegingen nodig zijn om voorzieningen en activiteiten te kunnen en te gaan uitbesteden en ons meer te ontwikkelen naar een I&A-regieorganisatie.

31-12-2020

2017 - ICT met beleid

Informeer de raad proactief en periodiek over de uitvoering en de realisatie van de doelen met betrekking tot ICT en ICT-ondersteuning. Geef hierbij inzicht in de wijze waarop de extra ter beschikking gestelde middelen worden besteed.

Elk kwartaal is er overleg met de wethouder over ICT- en IV-aangelegenheden (digitalisering, informatisering en automatisering) ingeval van wederzijdse additionele vragen of afstemming wordt er een extra overleg ingepland. Afhankelijk van ontwikkelingen of behoeften wordt er een ICT-Raadsklankbordoverleg georganiseerd. Wethouder heeft in 2019 terugkoppeling gegeven over de besteding van de extra middelen.

31-12-2019

2017 - ICT met beleid

Draag zorg voor een passende organisatiestructuur die helpt bij de realisatie van het Verbeterplan l&A en de ICT roadmap (bestuursopdracht). Maak hierbij gebruik van een programmatische aanpak waarbinnen projectmatig wordt gewerkt. Borg daarbij bestuurlijke betrokkenheid, bijvoorbeeld door middel van een stuurgroep.

Op basis van portfoliomanagement worden alle grotere wijzigingen inzichtelijk gemaakt die dermate groot zijn dat een projectmatige aanpak vereist is. Daarin worden zowel ICT- als Informatievoorzieningsprojecten in beeld gebracht. Middels een voortbrengingsproces worden projectopdrachten en plannen van aanpak beoordeeld op haalbaarheid (benodigde resources, budgetten, samenhang, impact, informatieveiligheid en prioriteit). Vertegenwoordigers van de ICT-afdeling (BIAS), de CIO (IPPM), F&C-adviseur toetsen dit in een zgn. Tolpoort-overleg. Voorafgaand aan een kwartaal wordt aan de concerndirectie gerapporteerd over de planning.

31-12-2019

2019 - Zicht op Foodvalley

Het college onderschrijft de conclusies en aanbeveling om voor zowel de intergemeentelijke als de Triple Helix projecten eerst binnen de eigen gemeente en vervolgens met elkaar in regioverband in gesprek te gaan om te komen tot een gedragen visie ten aanzien van de ambities en inrichting van het regionale samenwerkingsverband Foodvalley. In de doorontwikkeling van de regionale samenwerking en governance zullen de conclusies en aanbeveling worden meegenomen.

Het proces omtrent de discussie over governance van Regio Foodvalley is opgestart. Ook vanuit het Rijk komen aanwijzingen ten aanzien van de governance van jeugdhulpregio’s. Deze zullen hierin worden meegenomen.

30-6-2020

2019 - Uitvoering jeugdhulp op koers?

Verplaats de focus naar de 0-de lijn en naar preventie.

We ontwikkelen in 2019 en begin 2020 een actieprogramma voor het versterken van de sociale basis in Ede. In dit actieprogramma gaan we onze inzet en instrumenten (denk aan subsidies) in de sociale basis beoordelen op of zij bijdragen aan de transformatie; ruimte creëren voor innovatie; werkwijzen (intern) / opdracht (extern) ontwikkelen voor het nadrukkelijker betrekken of opbouwen van het informele netwerk bij het vinden van een oplossing op een zorgvraag.

Media 2020

2019 - Uitvoering jeugdhulp op koers?

Zorg dat de kosten van de jeugdzorg beter beheerst worden.

Het nieuwe jeugdbeleidsplan is voor de gemeente en partners richtinggevend voor de verdere transformatie en draagt bij aan het realiseren van een duurzaam financieel perspectief.

Continu proces

2019 - Uitvoering jeugdhulp op koers?

Versterk de systematische evaluaties en het datagedreven werken.

We werken aan het mogelijk maken van datagedreven sturing. Dit doen we bijvoorbeeld bij de sociale monitor en door de ontwikkeling van nieuwe rapportages in het sociaal domein. Deze nieuwe rapportages stellen ons in staat om informatiegericht besluiten te kunnen nemen.

31 december 2020

2019 - Uitvoering jeugdhulp op koers?

Geef concreter richting aan het jeugdhulpbeleid.

Het uitvoeringsplan Jeugd en Onderwijs 2019-2022 is op 28 januari 2020 door het college vastgesteld en ter informatie naar de gemeenteraad gezonden.

Afgerond

2019 - Duurzaamheid gemeente Ede

Besteed meer aandacht aan het formuleren van concretere en specifiekere doelstellingen bij projectplannen. Het betreft hier met name de speerpunten Duurzame mobiliteit – Ede gaat voor groen en Ede is een proeftuin voor duurzame voeding. Op deze manier wordt duidelijk welke middelen en budgetten benodigd zijn en is het voor de raad mogelijk om het overzicht te bewaken.

We ontwikkelen de duurzaamheidsmonitor in Q1/Q2 naar aanleiding van een motie in de gemeenteraad.

Q2

2019 - Duurzaamheid gemeente Ede

Neem in overweging meer aandacht te besteden aan duurzame inkoop. Binnen de startnotitie en de uitvoeringsprogramma’s is weinig aandacht gegeven aan duurzame inkoop. Uit het onderzoek is gebleken dat binnen de organisatie wél onderkend wordt dat hier duurzaamheidswinst is te behalen. Motie: Duurzaam inkopen1. inzichtelijk te maken in hoeverre duurzaamheid nu al is opgenomen als eis en/of gunningscriteriumbij het inkopen/aanbesteden; 2.inzichtelijk te maken welke kansen het college ziet om op korte en lange termijn duurzaamheid verder te integreren bij het inkopen/aanbesteden; 3.inzichtelijk te maken welke concrete maatregelen het college wil uitvoeren tijdens deze bestuursperiode om de inkoop/aanbesteding verder te verduurzamen, waarin het college tevens ingaat op de balans tussen lokaal, betaalbaarheid en ambitie; 4.voor wat betreft de systematiek aan te sluiten bij reeds bestaande instrumenten zoals de door Rijksdienst voor de Ondernemend Nederland (RvO) opgestelde Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) criteria en Duurzaam Grond Weg en Waterbouw (GWW); 5.deze nieuwe, en de reeds bestaande maatregelen, te monitoren en te sturen op implementatie; 6.de raad hierover uiterlijk in maart 2020 over te informeren.

Momenteel wordt geïnventariseerd in hoeverre duurzaamheid nu al is opgenomen als eis en/of gunningscriterium bij aanbestedingen.

Op 26 maart wordt de raad geïnformeerd.

2019 - Duurzaamheid gemeente Ede

Houd als raad de bredere blik op duurzaamheid in het oog. Duurzaamheid bevat meerdere thema’s dan alleen de energietransitie (bijvoorbeeld biodiversiteit, klimaatadaptatie en luchtkwaliteit) en meerdere dimensies (planet, people en profit).Het onderzoek van Telos (2019) geeft weer hoe de gemeente Ede presteert op alle dimensies van duurzaamheid: sociale, milieukundige en economische duurzaamheid.

Deze brede blik moet neerslaan in de beschrijvingen en afwegingen van de P&C producten. Voor een deel hangt dit ook samen met de gekozen programma-indeling. Elk jaar blikt de Raadswerkgroep Programmabegroting terug op de kwaliteit van de Programmarekening en de Programmabegroting.

Maart 2022

2019 - Duurzaamheid gemeente Ede

Voer het gesprek met raad en college over de rol die je als gemeente op het gebied van duurzaamheid wilt en kunt innemen. Zoals dit onderzoek laat zien verschilt de rol van de gemeente per deelterrein. Het is van belang hier als raad en college een bewuste keuze in te maken en daar ook naar te handelen. Hierbij kunnen de goede elementen van de uitvoering van het beleid als een continue personeelsinzet, het instellen van een fonds en communicatie behouden blijven en versterkt worden. Daarnaast is het ook goed om met elkaar te kijken waar verbeteringen mogelijk en gewenst zijn.

Op diverse terreinen binnen het programma duurzaamheid is de rolneming van de gemeente vastgesteld door college en raad. Bij een aantal nieuwe ontwikkelingen behoefte de keuze van rol(neming) aandacht. De keuze voor rolneming en de (financiële en organisatorische) consequenties daarvan worden expliciet ter afweging voorgelegd aan het besluitvormende orgaan (college en/of raad). Dit geldt in ieder geval voor:- warmtetransitie- duurzame opwek op restgronden (motie raad)

2020

Index

Loopt

Niet voldaan

Nog niet gestart

Gedeeltelijk voldaan

Afgerond